Crea tu embudo de ventas y optimiza tu proceso comercial (+ ejemplos)

Escrito por: Fiorella Cárdenas

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Averigua qué es el embudo de ventas

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El embudo de ventas es una herramienta esencial para cualquier negocio que busque optimizar su proceso comercial y mejorar la conversión de prospectos en clientes. Desde el momento en que un potencial cliente se interesa en un producto o servicio, hasta que decide realizar una compra, cada etapa del embudo requiere estrategias específicas para guiar al usuario de manera eficiente.

Los negocios modernos enfrentan la necesidad de comprender mejor el comportamiento de sus clientes, segmentarlos adecuadamente y personalizar los mensajes según su etapa en el ciclo de compra. Sin una estructura clara y optimizada, muchas oportunidades de negocio se pierden en el camino.

 

Para los usuarios, un embudo de ventas bien diseñado responde a sus necesidades de manera progresiva, brindando información valiosa en el momento adecuado y construyendo confianza en la marca. Ya no basta con captar la atención, sino que es fundamental nutrir la relación con los prospectos a lo largo de su recorrido, a través de contenido educativo, soluciones a sus problemas y demostraciones de valor.

Esto no solo mejora las tasas de conversión, sino que ayuda a retener a los clientes a largo plazo, generando relaciones más sólidas y satisfactorias para ambas partes. De esta manera, te presentamos los aspectos más importantes de esta herramienta que puedes utilizar para tus estrategias de ventas y marketing.

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    Un embudo de ventas comenzará con un gran número de compradores potenciales en la parte superior. Este grupo de compradores potenciales se reduce a un número menor de leads. Hacia la mitad del recorrido, el número de prospectos disminuye a un puñado de oportunidades y, después de la etapa de toma de decisiones, el proceso de ventas termina con un trato ganado o perdido.

    A medida que un trato individual pasa por cada fase, puede cambiar la probabilidad de cerrar la venta. Cuanto más se avanza en el embudo, más información se intercambia y más evidente resulta que el uso del producto será ventajoso para el cliente. 

    “No hay un botón fácil en las ventas. La prospección es un trabajo duro y emocionalmente agotador, y es el precio que se debe pagar para obtener un ingreso alto”.
    Autor y especialista en ventas aceleradas

    En este nivel, existe una mayor probabilidad de que el acuerdo sea finalmente exitoso, a menos que se mueva de ganado a perdido, en cuyo caso la probabilidad será de cero.

    Vimos que el embudo de ventas resolvió varios problemas para el liderazgo de esta área:

    1. Fue un proceso claramente definido para modelar cómo cerrar más acuerdos.
    2. Ayudó a cuantificar el valor de las ventas futuras.
    3. Permitió a los equipos de ventas generar estadísticas sobre el tamaño y la cantidad de acuerdos necesarios para superar matemáticamente la cuota.
    4. Ayudó a definir una metodología para enseñar a los vendedores cómo ver a los clientes a lo largo de un proceso de ventas lógico y en una secuencia de cierre, para aumentar la productividad de los representantes y el precio por lead.

    Para qué sirve un embudo de ventas

    El embudo de ventas es una herramienta que sirve para visualizar el proceso de ventas en una organización; así se podrá identificar cuán ágil es el camino desde que un cliente potencial conoce un producto o servicio hasta su decisión de compra.

    También es un mecanismo que sirve para visibilizar los obstáculos que impiden que haya que una transacción más rápida y simple en la relación comercial entre una persona y una marca. 

    Asimismo, sirve para apoyar a un equipo de ventas para enfocarse en cada una de las etapas del embudo de ventas y alinear los objetivos entre las diferentes áreas de una empresa. 

    Etapas del embudo de ventas

    En general, una persona pasa por diferentes etapas antes de decidirse por adquirir un producto o servicio. Conocer estas etapas es importante para entender el proceso y afinarlo con la finalidad de que la conversión sea más sencilla. 

    Las etapas del embudo de ventas son:

    Atención o awareness

    Esta etapa corresponde a la parte superior del embudo, cuando las personas empiezan a tener un conocimiento sobre la marca. La venta está lejos de concretarse porque los clientes potenciales solamente saben sobre la existencia de un producto o servicio por medio de los diferentes canales de marketing, como las redes sociales, anuncios, blogs o referencias. ¿Qué necesitas hacer en esta etapa? La respuesta es atraer y mantener la atención de las personas.

    Consideración

    Aquí los clientes potenciales que ya tienen algún interés en la marca empiezan a considerar los productos o servicios con base en sus necesidades; por ello, es natural que realicen una evaluación de las diferentes opciones, además de compararlas entre sí. ¿Qué necesitas hacer? Es fundamental que destaques las ventajas competitivas y presentes los casos de éxito que respalden tu propuesta de valor.

    Decisión 

    Se trata de la etapa final del embudo de ventas, por lo que serán menos las personas que las que mostraron un primer interés. Aquí habrá una intención de compra y están a un paso de adquirir el producto o servicio. ¿Qué debes hacer? Enfócate en facilitar el proceso de compra y garantiza que la experiencia del cliente sea satisfactoria, para así fomentar la fidelización y las posibles recomendaciones. 

    Puedes establecer algunas otras etapas como la interacción o la conversión. No todas las empresas tienen el mismo embudo de ventas, así que se debe crear uno específico para cada marca o negocio.

    ¿Por qué es necesario crear un embudo de ventas?
    1. Facilita visualizar y gestionar cada etapa, asegurando que los prospectos avancen de manera estructurada hacia la conversión.
    2. Permite identificar puntos débiles y optimizar estrategias para aumentar las tasas de conversión en cada fase.
    3. Ayuda a priorizar esfuerzos en los leads más calificados, ahorrando tiempo y recursos.

    Un embudo de ventas tradicional describe las distintas etapas de un lead desde el primer contacto hasta el cierre del trato.

    Pero el proceso de ventas moderno ha cambiado drásticamente en los últimos años y esto ha hecho que sea obsoleto el embudo de ventas tradicional.

    La mejor parte del embudo de ventas tradicional era que los vendedores podían impulsar a los leads a su propio ritmo, en función de sus necesidades, para cerrar un trato. Hoy, los clientes tienen el control del proceso de ventas. Un comprador actual pasa más tiempo investigando un producto antes de interactuar con un vendedor.

    Armado con una amplia información en línea, un comprador moderno requiere que un vendedor posea habilidades diferentes y, con frecuencia, muestra un comportamiento distinto al de los compradores del pasado. Un comprador moderno puede entusiasmarse con una compra y pasar mucho tiempo en la fase de investigación y luego detenerse abruptamente, dando fin al proceso de venta, a veces sin ningún motivo. A menudo, quieren reducir la fricción de comprar y usar un producto, para que les sea más fácil alcanzar el valor.

    Estos comportamientos son la razón por la que te sugerimos un flywheel en lugar de un embudo de ventas.

    Ejemplos de embudos de ventas

    Con la definición de lo que es el embudo de ventas en mente, te mostraremos algunos ejemplos con base en algunas marcas conocidas. 

    1. Audible

    Ejemplo de embudo de ventas de Audible

    Audible es un productor de audiolibros y entretenimiento propiedad de Amazon. Esta plataforma crea conciencia y atrae a suscriptores potenciales a su embudo de ventas al asociarse con los autores que ya están en la plataforma, para promocionar su audiolibro. Cuando los usuarios interesados se registran, les ofrece 30 días para utilizar el servicio de manera gratuita, antes de adquirir automáticamente una suscripción mensual.

    2. HoneyBook

    Ejemplo de embudo de ventas de Honeybook

    HoneyBook ofrece software de gestión empresarial para emprendedores creativos. Su lead magnet de prueba de personalidad empresarial ayuda a los dueños de negocios a identificar sus fortalezas; solicita que los participantes proporcionen su dirección de correo electrónico para recibir los resultados de su cuestionario. Entonces, se agregan a una campaña de correo electrónico que brinda asesoramiento comercial personalizado, con la opción de comenzar una prueba.

    3. Coca-Cola

    Ejemplo de embudo de ventas de Coca-Cola

    Toda empresa, aunque sea un gran corporativo, precisa de un proceso de ventas. En este ejemplo se muestra una versión simplificada de lo que Coca-Cola haría en cada etapa para lograr sus conversiones. Como ves, se basa en campañas masivas y despierta el interés de la audiencia al mostrarle cómo se conectan sus productos con sus celebraciones y experiencias a diario. Asimismo, tiene una fuerte presencia en diversos puntos de venta.

    4. Facebook

    Ejemplo de embudo de ventas de Facebook

    No importa qué servicio ofrezcas, pues siempre habrá alguna manera de bosquejar cuál es el proceso o camino que toma una persona hasta concretar su compra. En este caso, se trata de las marcas usuarias de Facebook, quienes son llamadas con la comunicación de esta red social, a fin de que conozcan los mecanismos que ofrece para promocionar sus productos o servicios.

    Ahora analicemos cómo crear tu propio embudo de ventas y si utilizarlo es el enfoque adecuado para tu negocio.

    El embudo de ventas evoluciona al flywheel

    La representación del embudo de ventas es funcional, pero ha evolucionado hacia el modelo flywheel, o ciclo basado en el cliente, que supone una mejor forma de poner en acción a todos los equipos de una empresa.

    Cambio del embudo de ventas al ciclo basado en el cliente

    El flywheel es un modelo adaptado por HubSpot para explicar el impulso que obtienes cuando alineas toda tu organización con el propósito de brindar una experiencia de cliente notable, que genera clientes felices quienes, a su vez, generan referencias y ventas repetidas.

    Para que tu ciclo gire, debes agregarle fuerza haciendo inversiones significativas en programas y estrategias para adquirir y retener clientes.

    Una vez que adquieres suficientes clientes iniciales y garantizas su éxito y felicidad, se convierten en una fuerza para tu flywheel. Esto se debe a que te vuelven a comprar o atraen nuevos clientes promocionándote en su red. Esta es la clave para mantener el ciclo funcionando, sin invertir todos tus recursos en la adquisición de nuevos clientes.

    Este modelo permite a tus clientes mostrarles a tus prospectos el valor que han experimentado. En lugar de que tu equipo de ventas explique tu producto o servicio, proporciona un tercero confiable con experiencia real para dar a conocer el valor. Un ciclo basado en el cliente te da la oportunidad de reducir gastos de venta, generales y administrativos, centrarte en la experiencia del comprador y encontrar compradores más adecuados.

    Al usar un flywheel puedes construir una comunidad de clientes que ayudan a otros clientes. Para un proceso de ventas moderno, un ciclo representa un modelo mejor que un embudo de ventas, porque involucra a los consumidores actuales para atraer a nuevos prospectos.

    Señales que indican que necesito crear un embudo de ventas en mi negocio
    Baja conversión de prospectos a clientes: tienes muchos leads, pero pocos se convierten en clientes finales.
    Falta de seguimiento: no tienes un proceso claro para dar seguimiento a los prospectos a lo largo del ciclo de ventas.
    Pérdida de oportunidades: no sabes en qué punto del proceso se pierden tus clientes potenciales o cómo optimizar tus esfuerzos.

    Cómo se construye un flywheel o ciclo basado en el cliente

    Empieza con tres sencillos pasos.  

    1. Comprende que tus clientes actuales son más poderosos que cualquier otra influencia

    Los prospectos confían en las historias y experiencias de tu base de clientes actual. De hecho, la mayoría de los consumidores consideran que son más creíbles una reseña en línea o una recomendación personal. Aprovecha esto asegurándote de tener muchos casos de uso, testimonios de clientes y referencias que muestren a tus clientes actuales explicando las fortalezas de tu producto o servicio.

    2. Haz que tus clientes más satisfechos hagan pruebas sociales

    La prueba social es la idea psicológica de que las personas determinan lo que es correcto al descubrir lo que otras personas piensan que es correcto. Las reseñas de los clientes son más confiables que las descripciones que provienen de los anunciantes. Las redes sociales son una herramienta poderosa para crearlas. Deja que las historias y experiencias de tus clientes satisfechos creen contenido de conversión para ti.

    3. Identifica áreas de fuerza y fricción

    La fuerza impulsa el proceso de ventas. Estas áreas incluyen información precisa y oportuna, una buena comprensión del problema, tu capacidad para escuchar y dar respuestas. La fricción ralentiza el proceso. Básicamente, cuando tu lead tiene que superar demasiados obstáculos o inconvenientes, esto crea fricciones que complejizan tu trabajo.

    Cuando hablamos de fricción, también es importante mencionar que el ciclo basado en el cliente representa el modelo adoptado por HubSpot para explicar la dinámica que se genera al alinear las áreas de una organización, a fin de proporcionar una experiencia del cliente extraordinaria. Puedes aumentar ese crecimiento aplicándole fuerza al flywheel o quitándole fricción.

    En general, las organizaciones de ventas no tienen problemas para aplicar fuerza, pero si quieres ayudar a tu equipo a crecer mejor, debes encontrar maneras de eliminar lo que no funciona. Nuestro curso de ventas sin fricción te dará los conocimientos para eliminarla en tu equipo de ventas. Así, podrás dedicar más tiempo a vender y descubrirás cómo alinearte con el comprador objetivo.

    Al identificar las áreas de fuerza y fricción puedes fortalecer las actividades que darán más impulso a tu capacidad para fomentar la venta, eliminar los obstáculos innecesarios y crear una mejor experiencia. Esto hará que el ciclo siga avanzando y que tus compradores estén contentos, más allá de solo enfocarte en un embudo de ventas tradicional.

    Cómo un CRM potencia el control del embudo de ventas y facilita la gestión del historial de relación con los clientes

    Un embudo de ventas bien gestionado es crucial para asegurar que los prospectos avancen de manera fluida a lo largo de las distintas etapas del proceso de compra. Sin embargo, manejar múltiples leads, tareas de seguimiento y mantener la personalización en las interacciones puede resultar complicado. Aquí es donde un CRM (Customer Relationship Management) se convierte en una herramienta invaluable.

    No solo permite controlar y optimizar el embudo de ventas, sino que también garantiza un seguimiento detallado del historial de cada cliente, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la mejora de la relación a largo plazo.

    1. Organización del embudo de ventas

    Un CRM permite visualizar el embudo de ventas en tiempo real, lo que ayuda a las empresas a tener un control detallado sobre cada una de las fases por las que pasan sus prospectos. Desde el momento en que un cliente potencial muestra interés hasta que se convierte en cliente, un CRM ofrece una vista clara del progreso, mostrando en qué etapa se encuentra cada lead y qué acciones son necesarias para moverlo hacia adelante.

    Esto es particularmente útil porque permite a los equipos de ventas priorizar sus esfuerzos en los leads con mayor probabilidad de conversión, en lugar de distribuir su tiempo de manera uniforme entre todos los prospectos. Los CRM más avanzados pueden incluso realizar análisis predictivos, sugiriendo qué acciones tomar en función de los comportamientos pasados del cliente o las condiciones del mercado.

    El CRM puede automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento o recordatorios de llamadas, lo que libera a los equipos de ventas de estas tareas administrativas y les permite centrarse en la creación de relaciones con los clientes. En este sentido, el CRM actúa como un asistente personal para cada vendedor, asegurando que ningún lead quede sin atención.

    2. Monitoreo y optimización del rendimiento del equipo de ventas

    Otro gran beneficio de usar un CRM en el embudo de ventas es su capacidad para monitorear el rendimiento del equipo de ventas. Las empresas pueden ver cuántos prospectos ingresan en cada etapa del embudo y cuántos avanzan hasta convertirse en clientes. Este tipo de análisis permite identificar rápidamente cuellos de botella en el proceso de ventas y corregirlos antes de que afecten negativamente las conversiones.

    Por ejemplo, si una empresa nota que muchos prospectos se están estancando en la etapa de presentación de propuestas, esto podría ser una señal de que los vendedores necesitan mejorar su pitch o ajustar las ofertas para que sean más atractivas. El CRM no solo muestra estas métricas, sino que también permite hacer un seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas que se implementen.

    Muchos CRMs incluyen funciones de gamificación que motivan a los vendedores a alcanzar sus metas. Esto, junto con la claridad que ofrece en cuanto a qué actividades deben priorizarse, mejora considerablemente el rendimiento del equipo de ventas, lo que se traduce en un embudo de ventas más efectivo y menos fugas de oportunidades.

    3. Mantener el historial de relación con los clientes

    El seguimiento del historial de cada cliente es una de las funciones más valiosas de un CRM. Cada interacción con un prospecto o cliente —desde llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, hasta notas internas sobre sus preferencias o problemas específicos— queda registrada.

    Esto proporciona a los equipos de ventas una visión integral del cliente, permitiendo que cualquier miembro del equipo pueda continuar la conversación de forma coherente, sin importar si es el mismo representante de ventas o si han pasado meses desde la última interacción.

    Este registro continuo ayuda a personalizar las interacciones, ya que los vendedores pueden revisar los detalles clave antes de contactar al cliente nuevamente. Además, permite abordar cualquier preocupación o pregunta previa sin que el cliente tenga que repetir su historia, lo que mejora considerablemente la experiencia del cliente.

    Por otro lado, el historial también facilita la segmentación de los clientes en campañas de marketing personalizadas. Un CRM permite dividir a los clientes según su comportamiento, preferencias o historial de compras, lo que facilita el envío de contenido relevante y oportuno para cada segmento. Esto, a su vez, alimenta el embudo de ventas, ya que los prospectos reciben información adaptada a su etapa en el proceso de compra, lo que aumenta las posibilidades de conversión.

    4. Mejor toma de decisiones con datos centralizados

    Con toda la información centralizada en un CRM, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre sus estrategias de ventas y marketing. Pueden analizar patrones de comportamiento, identificar qué tácticas están funcionando mejor y ajustar sus procesos de acuerdo a los datos obtenidos. Este enfoque basado en datos no solo optimiza el embudo de ventas, sino que también mejora la eficiencia del equipo y maximiza las tasas de conversión.

    Por ejemplo, si un análisis de datos revela que una determinada fuente de leads está generando prospectos de baja calidad, la empresa puede decidir invertir menos en esa fuente y redirigir sus recursos a canales que generen leads más calificados. De la misma manera, si ciertos tipos de correos electrónicos están logrando mejores tasas de apertura y respuesta, el equipo puede replicar esas tácticas en futuras campañas.

    5. Fortalecimiento de las relaciones a largo plazo

    Uno de los mayores beneficios de usar un CRM es que ayuda a las empresas a fortalecer sus relaciones con los clientes a largo plazo. Al tener un historial completo de todas las interacciones, los equipos de ventas pueden nutrir la relación con los clientes de manera continua, lo que aumenta la fidelidad y las oportunidades de ventas recurrentes.

    El CRM también facilita la gestión postventa, ya que permite hacer un seguimiento de las necesidades del cliente incluso después de la primera compra. Esto puede incluir recordatorios para ofrecer servicios adicionales, renovar contratos o simplemente mantener un contacto periódico para asegurar que el cliente esté satisfecho.

    Al final, un CRM no solo optimiza el embudo de ventas, sino que también transforma la relación cliente-empresa en una dinámica a largo plazo.

    Diferencias entre el funnel de marketing y el funnel de ventas: cómo alinearlos

    El funnel de marketing y el funnel de ventas son dos herramientas que a menudo se confunden, pero cumplen roles diferentes dentro del proceso de adquisición de clientes. Aunque ambos embudos tienen el mismo objetivo final —convertir prospectos en clientes—, sus enfoques, tácticas y responsabilidades varían.

    Entender las diferencias entre ambos y alinear sus estrategias es clave para maximizar la eficiencia de los equipos de marketing y ventas.

    Funnel de marketing vs. funnel de ventas

    El funnel de marketing se enfoca en la atracción y nutrición de prospectos. Su objetivo principal es generar conciencia sobre la marca y captar el interés del público objetivo. Las primeras etapas del funnel de marketing incluyen tácticas como el marketing de contenido, publicidad pagada, SEO, redes sociales y otras estrategias de inbound marketing. El objetivo es convertir a los visitantes en leads calificados mediante interacciones educativas, promociones y campañas que resuelvan sus problemas o satisfagan sus intereses.

    Por otro lado, el funnel de ventas se inicia una vez que el lead calificado ha sido transferido al equipo de ventas. Aquí, el enfoque cambia a cerrar la venta y convertir ese interés en una acción concreta, como la compra de un producto o la contratación de un servicio. El funnel de ventas involucra un seguimiento personalizado, demostraciones de producto, negociación y finalmente el cierre del trato.

    Mientras que el marketing trabaja en un ámbito más amplio, atrayendo a un público general, el equipo de ventas se enfoca en las oportunidades individuales, buscando cerrar negocios con los prospectos más calificados.

    Cuáles son sus principales diferencias

    1. Enfoque: el funnel de marketing se centra en la atracción de leads, mientras que el funnel de ventas se enfoca en la conversión de esos leads en clientes.

    2. Herramientas y Tácticas: marketing usa herramientas de generación de tráfico y creación de contenido (SEO, publicidad, blogs), mientras que ventas se apoya en CRM, seguimientos directos, llamadas y demostraciones.

    3. Interacción con el Cliente: en el marketing, la interacción suele ser masiva y a menudo automatizada, mientras que las ventas tienden a ser más personalizadas y centradas en la relación uno a uno.

    4. Métricas: marketing mide métricas como el tráfico web, tasa de clics (CTR), y generación de leads, mientras que ventas se enfoca en tasas de cierre, valor del ticket promedio y duración del ciclo de ventas.

    Colaboración para alinear estrategias

    Una colaboración efectiva entre los equipos de marketing y ventas es crucial para alinear ambos embudos. Cuando ambas áreas trabajan de manera aislada, las empresas enfrentan desafíos como la falta de leads calificados o una conversión deficiente, lo que resulta en una pérdida de oportunidades. Alinear estrategias permite una transferencia más eficiente de leads calificados y mejora el proceso de conversión.

    Aquí algunos pasos clave para lograr una colaboración efectiva:

    1. Definir un lead calificado: tanto marketing como ventas deben tener una definición clara y compartida de qué constituye un lead calificado. Esto implica acordar qué comportamientos y características indican que un lead está listo para ser pasado del marketing al equipo de ventas, como la interacción con ciertos contenidos o la descarga de materiales específicos.

    2. Utilizar tecnología compartida: plataformas como un CRM o un software de automatización de marketing permiten que ambos equipos tengan visibilidad sobre el progreso de los leads a lo largo de todo el proceso. Esto facilita la transición de marketing a ventas, ya que los representantes de ventas tienen acceso al historial completo de interacciones del lead, lo que mejora la personalización en el enfoque de ventas.

    3. Establecer comunicación regular: reuniones frecuentes entre marketing y ventas ayudan a compartir insights sobre lo que funciona y lo que no. El equipo de ventas puede proporcionar feedback valioso sobre la calidad de los leads, mientras que marketing puede ajustar sus estrategias para atraer prospectos más alineados con las necesidades del equipo de ventas.

    4. Compartir metas comunes: para garantizar una alineación sólida, marketing y ventas deben trabajar con metas compartidas, como un número específico de leads calificados o una tasa de conversión determinada. Esto fomenta una colaboración fluida, ya que ambos equipos están enfocados en el mismo objetivo final.

    5. Nutrición post-venta: una vez que un prospecto se convierte en cliente, el marketing puede continuar aportando valor a través de campañas de fidelización y retención. Esto alinea a ambos equipos en la tarea de maximizar el ciclo de vida del cliente.

    La clave para alinear el funnel de marketing y el funnel de ventas radica en la comunicación y en el uso de tecnologías que permitan el seguimiento continuo de los leads. Con una estrategia integrada, ambos equipos pueden trabajar en conjunto para asegurar que ningún prospecto se pierda en la transición y que el proceso de conversión sea lo más eficiente posible.

    Preguntas frecuentes sobre embudo de ventas

    Algunas preguntas de nuestros usuarios sobre embudo de ventas:

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